Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesi Politikası

SUÇ GELİRLERİNİN AKLANMASININ VE TERÖRÜN FİNANSMANININ ÖNLENMESİ POLİTİKASI

Necen Teknoloji A.Ş. (Coinpara) ulusal ve uluslararası yasal düzenlemeler kapsamında resmi olarak “yükümlü” bir kurum olmasa da, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesi kapsamında ilgili mevzuatların gerektirdiği tedbiri almayı taahhüt eder ve en iyi çabayı gösterir. Bu kapsamda politikasının temelinde suç gelirlerinin aklanması ve terörün aklanması kaynaklı uyum riskinin tamamen bertaraf edilmesi vardır. Söz konusu riskin yönetiminde müşteri temelli bir yaklaşım söz konusu olup, ulusal ve uluslararası yasa, düzenleme ve yaptırımların gerekliliklerine uyulması, risk bazlı “Müşterini Tanı (KYC)” ilkelerinin uygulanması, şüpheli işlemlerin tespiti ve bildirimi, Coinpara’nın ulusal ve uluslararası itibarının ve marka değerinin korunması hususları şiar edilmektedir. Kripto para alım satım ve takas işlemlerinde suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı hususu popüler ve teknolojik gelişmelerle paralel ilerleyen önemli bir husustur. Bu sebeple Coinpara’nın müşterileri yerel veya uluslararası regülatörlere tabi finansal kuruluşların da müşterisi olsa risk bazlı bir yaklaşımla daha ihtiyatlı bir politika izlenmektedir. Risklerin ölçülmesi, gerekli parametrelerin doğru tanımlanması, risklerin azaltılması ve kontrol edilmesi için doğru yöntemlerin devreye sokulması ve risklerin kontrol edilmesi müşteri memnuniyetinin azalması pahasına uygulanır. Bu kapsamda Coinpara suç gelirlerinin aklanmasını ve terörizmin finansmanına ilişkin işlemleri engellemek amacıyla müşteri işlemlerinin izlenmesi, raporlama, kayıtların saklanması, çalışanlarına yönelik eğitim ve farkındalık çalışmalarının yapılmasına yönelik prosedürlere sahiptir ve prosedürleri geliştirmeye devam etmektedir. Tüm çalışmaların temelinde müşteri temelli risk odaklı bir yaklaşım yatmaktadır.

A- Risk Yönetimi Faaliyetleri

Risk yönetimi politikasının temel amacı, Coinpara’nın maruz kalabileceği suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanına ilişkin risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi, derecelendirilmesi, önlemlerin belirlenmesi ve risklerin azaltılmasının sağlanmasıdır. Bu kapsamda Coinpara’nın “Müşterilerini tanı-KYC” alt politika ve prosedürleri mevcuttur.

A.1. Gerçek Kişi Müşterinin Tanınması

• Coinpara kendi nezdinde yapılan işlemlerde işlem yapılmadan önce işlem yapanların kimliklerini tespit eder. Bu kapsamda kurumsal müşteriler dışında başkası adına işlem yapanlar ile iş ilişkisine girmez. Bir şahsın başkası adına işlem yaptığını tespit ettiği takdirde iş ilişkisini sonlandırır.
• Şirket işlem tesisinden önce ve sürekli iş ilişkisi sürdürülürken (potansiyel) müşterilerin yasal otoriteler nezdinde kabul gören geçerli kimlik ve adres bilgilerinin tespit ve teyidini gerçekleştirir. Geçerli kimlik tespit ve teyidi bakımından, Şirket sürekli iş ilişkisi kurulacak gerçek kişi müşterilerden;
• Türk uyruklular için T.C. nüfus cüzdanı, T.C. sürücü belgesi veya pasaportların,
• Türk uyruklu olmayanlar için pasaportların
örneklerini temin eder. Ayrıca söz konusu belgelerin geçerliliğini denetlemek için müşterilerden kimlikleriyle birlikte özçekim yoluyla elde edecekleri fotoğrafları temin eder.
• Geçerli adres tespit ve teyidi bakımından, Şirket sürekli iş ilişkisi kuracak gerçek kişi müşterilerden;
• E-devlet sisteminden alınanlar dâhil yerleşim yeri (ikametgah) belgesi, müşteri adına düzenlenmiş elektrik, su, doğalgaz, telefon gibi abonelik gerektiren bir hizmete ilişkin olan ve işlem tarihinden önceki üç ay içinde düzenlenmiş faturaları veya önceki üç ay içinde düzenlenmiş kredi kartı hesap özetlerinden herhangi birini temin eder.
• Geçerli adres tespit ve teyidi bakımından, Şirket sürekli iş ilişkisi kuracak ticaret siciline kayıtlı tüzel kişi müşterilerden;
• Tüzel kişinin unvanı, ticaret sicil numarası, vergi kimlik numarası, faaliyet konusu, açık adresi, telefon numarası ve elektronik posta adresi ile tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası temin edilir. Söz konusu belgelerin fotokopisi veya elektronik görüntüsü vasıtasıyla müşterinin kimlik tespiti yapılır.
• Coinpara müşteri ile yüz yüze olmaksızın münhasıran elektronik ortamda işlemler gerçekleştirmesi sebebiyle MASAK düzenlemeleri kapsamında bazı müşterilere basitleştirilmiş tedbirler uygulayabilir. Bu tedbirleri uygulayabilmesi Coinpara kimliğe ilişkin bilgilerin (Adı, soyadı, doğum tarihi, uyruğu, Türk vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancı uyruklular için yabancı kimlik numarası) İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü veri tabanı kullanılarak sorgulanması yoluyla teyit edilmesi ve ödemelerin, kimlik bilgileri teyit edilerek üyeliği kabul edilmiş kişinin kimlik bilgileri ile uyumlu bir banka hesabı vasıtasıyla yapılması halinde mümkündür.
• Coinpara belirli tutarları aşan işlemlerde kimlik tespitini tekrar gerçekleştirir.
• Coinpara müşterilerin ulusal/uluslararası yaptırım listelerinde olması ihtimaliyle ilgili olarak gerekli kontrolleri yapar ve gerekli tedbirleri alır.
• Coinpara, müşteriden iş ilişkisinin amacı konusunda gerekli bilgiyi alır.
• Coinpara, kimlik tespiti yapamadığı veya iş ilişkisinin amacı hakkında yeterli bilgi edinemediği durumlarda iş ilişkisi kurmaz ve kendisinden talep edilen işlemi gerçekleştirmez; daha önce elde edilen müşteri kimlik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğu konusunda şüphe duyulması nedeniyle yapılması gereken kimlik tespiti ve teyidinin yapılamadığı durumda iş ilişkisini sona erdirir.
• Müşterinin tanınması kapsamında Coinpara’nın tedbirleri üç seviye halinde gerçekleştirilir.

A.1.1. Birinci Seviye Müşterinin Tanınması Tedbirleri

Coinpara müşterinin Türkiye’de bir bankada hesabının bulunması kaydıyla müşterinin tanınması kapsamında aşağıdaki tedbirleri işlem tutarı ve risk gözetmeksizin alır.

• Müşterinin adı, soyadı
• Doğum tarihi
• TC Kimlik Numarası
• Cep Telefonu numarası

Coinpara müşterisinin kimlik bilgisini T.C. İçişleri Bakanlığının veritabanları vasıtasıyla teyidini gerçekleştirir. Bununla birlikte aşağıdaki önlemleri alır.

• Gerçek faydalanıcının, yetkilendirilmiş temsilcilerin yasal mevzuat ve Coinpara iç politikaları kapsamında tespiti ve teyidini gerçekleştirmek,
• Müşterilerin, uluslararası yaptırım listelerinde yer alma risklerine karşı (ülke risk değerlendirmesi dahil) taranması
• Müşteri ve müşteri ile ilişkili tarafların siyasi nüfuz sahibi veya siyasi nüfuz sahibi ile bağlantılı olup olmadığının tespit edilmesi
• Müşteri ve müşteri ile ilişkili tarafların, uluslararası yaptırımlar ve Coinpara İç Politikaları kapsamında kabul edilen çok yüksek riskli ülkeler ile ilişkili olup olmadıklarının araştırılması
• Başkası adına ve/veya hesabına hareket edilip edilmediğinin tespiti
• Olağandışı işlemlerin tespit edilmesine yönelik olarak müşteri işlemlerinin izlenmesi

Müşteri kabulü sırasında veya sonradan yapılacak risk değerlendirmesi sonucunda, Coinpara tarafından riskli olarak kabul edilen müşteriler için ayrıca genişletilmiş müşteri tedbirleri uygulanır.

A.1.2. İkinci Seviye Müşterinin Tanınması Tedbirleri

Birinci seviye müşteri tanınması tedbirleri kapsamında kimlik tespitine tabi olan müşteriler Coinpara platformunda daha yüksek limit ve riskle işlem yapabilmek için aşağıdaki bilgi ve belgeleri Coinpara’ya iletmek zorundadır. Coinpara söz konusu bilgi ve belgelerin teyidini gerçekleştirerek ikinci seviye müşteri tanınması tedbirlerini gerçekleştirebilir.

• Müşteri yetkili kurumlarca verilmiş kimlik belgesini, ehliyetini veya pasaportunun elektronik örneğini paylaşması
• Müşteri özçekim ile çekilmiş bir elinde hesap açma dilekçesi bir elinde kimliğinin fotokopisi olan fotoğrafını paylaşması

Coinpara müşterinin kimlik ve diğer bilgilerini teyit ederek ikinci seviye müşteri tanıma sürecini tamamlar.

A.1.3. Üçüncü Seviye Müşterinin Tanınması Tedbirleri

İkinci seviye müşteri tanınması tedbirleri kapsamında kimlik tespitine tabi olan müşteriler Coinpara platformunda daha yüksek limit ve riskle işlem yapabilmek için aşağıdaki bilgi ve belgelerden herhangi birisini Coinpara’ya iletmek zorundadır. Coinpara müşterinin adres teyidini gerçekleştirerek üçüncü seviye müşteri tanınması tedbirlerini gerçekleştirebilir.

• Yerleşim yeri belgesi/İkametgâh belgesi,
• Müşteri adına düzenlenmiş elektrik, su, doğalgaz, telefon gibi abonelik gerektiren bir hizmete ilişkin olan ve işlem tarihinden önceki üç ay içinde düzenlenmiş fatura,
• Herhangi bir kamu kurumu tarafından verilen belge,
• E-Devlet veri tabanlarından yararlanmak suretiyle,
• Son üç aya ait bilgileri içermek şartıyla, BEDAŞ ve ASKİ gibi kamu kurumu niteliği olan kuruluşlarca ya da telefon aboneliği hizmeti veren telekomünikasyon şirketlerince tutulan ve abonelere ilişkin adres bilgilerinin yer aldığı listeler,
• Fatura sahibi ile arasındaki bağı gösterir muteber belgeyi (evlilik cüzdanı gibi) ibraz etmek suretiyle üçüncü şahıs adına son üç aya ait elektrik, su, doğalgaz, telefon gibi abonelik gerektiren fatura

Coinpara müşterinin kimlik ve adres bilgilerini teyit ederek üçüncü seviye müşteri tanıma sürecini tamamlar.

A.2. Tüzel Kişi Müşterinin Kimlik Tespitinin Yapılması

Coinpara yalnızca ticaret siciline kayıtlı tüzel kişileri müşteri olarak kabul edebilir veya iş ilişkisine girebilir.

• Ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilerin kimlik tespitinde; tüzel kişinin unvanı, ticaret sicil numarası, vergi kimlik numarası, faaliyet konusu, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresi ile tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır.
• Tüzel kişiliğin unvanı, ticaret sicil numarası, faaliyet konusu ve adresinin teyidi ticaret siciline tescile dair belgeler; vergi kimlik numarasının teyidi ise Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili birimi tarafından düzenlenen belgeler üzerinden yapılır.
• Tüzel kişiyi temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğu, MASAK düzenlemelerinde belirtilen kimlik belgeleri; temsil yetkileri ise tescile dair belgeler üzerinden teyit edilir.
• Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere, teyide esas belgelerin asıllarının elektronik görüntüsü alınır.
• Coinpara sürekli iş ilişkisi tesisinde Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğinin veri tabanından sorgulama yapmak suretiyle kendilerine sunulan tescil belgelerinde yer alan bilgilerin güncelliğini ve doğruluğunu teyit eder.

A.3. Müşterinin Tanınması İçin Genişletilmiş Tedbirler

Coinpara risk yönetimi prosedürlerine istinaden belirli müşterileri riskli olarak kategorize edebilir. Yüksek riskli olarak kabul ettiği müşteriler açısından genişletilmiş müşteri tedbirleri kapsamında riskle orantılı olarak aşağıdaki tedbirlerden birini veya birkaçını alabilir:

• Müşterinin, gerçek faydalanıcının, yetkilendirilmiş temsilcinin (şirket yapısı dahil) kimlik tespiti ve uluslararası yaptırım listelerinde yer alma risklerine karşı filtrelenmesi
• Şirket üst yönetimi tarafından müşteri ilişkisine onay verilmesi
• Müşterinin, gerçek faydalanıcının, servetinin tespit ve gerekli durumlarda belgenin aslının istenmesi ve üzerinden teyit edilmesi
• Gelir kaynağının tespiti ve teyidi

A.4. Risk Bazlı Değerlendirme

Coinpara asgari olarak tüm müşteriler, potansiyel suç geliri aklama ve ilişkili riskler açısından değerlendirir. Bu amaçla Şirkette’te;

• Müşterinin faaliyette bulunduğu coğrafi konumu (ülke, bölge vb.),
• Müşterinin siyasi nüfuz sahibi olup olmadığını,
• Müşterinin gerçekleştirdiği işlemlerin tipini,
• Müşteri ticari ise ortaklık yapısı, sermayesi ve yönetim kontrolünü dikkate alan bir müşteri risk bazlı bir model uygulanmaktadır. Bu model, Şirket tarafından müşteri ve işlemler özelinde yeni bir riskle karşılaşıldığında revize edilir ve Şirket, bu konudaki gerekli tedbirleri alır.

Şirket gerçek faydalanıcıları, yetkilendirilmiş temsilcileri ve varsa müşterinin ortaklık/kontrol yapısını teşhis edip doğrulayarak, müşterinin detaylı incelemesini gerçekleştirir. Risk bazlı değerlendirme kapsamında kripto para alım-satım-takas işlemlerine aracılık edilmeyecek veya iş ilişkisi kurulması sırasında genişletilmiş tedbirler alınacak şahıs ve kurumlara aşağıda yer verilmiştir:

• Bilgi ve belge vermekten ve kayıt altına girmekten kaçınan şahıs ve kuruluşlar,
• İsimsiz (Anonim) olarak veya rumuz ile hesap açtırmak isteyen şahıs ve kuruluşlar,
• Hamiline hisseli şirketler,
• Ulusal ve uluslararası yaptırım listelerinde yer alan şahıs ve kuruluşlar,
• Suç gelirlerini aklama ve terörün finansmanının önlenmesi konusunda yeterli düzenlemelere sahip olmayan ülkelerde (riskli ülkeler) bulunan veya bağlantısı olan şahıs ve kuruluşlar,
• Siyasi nüfuz sahibi kişiler.
• Vergi cennetlerinde yer alan müşteriler
• FATF ile işbirliği yapmayan ülkeler
• OFAC tarafından ambargo konulan ülkeler
• Yasadışı bahis, kumar işlemleri

Suç gelirlerinin aklanmasının ve terörizmin finansmanının önlenmesi kapsamında Şirket, asgari olarak aşağıdaki hususlara yönelik sürekli bir izleme ve kontrol faaliyeti gerçekleştirir:

• Yüksek risk grubundaki müşteriler ve işlemler,
• Riskli ülkelerle gerçekleştirilen işlemler,
• Karmaşık ve olağandışı işlemler,
• Bağlantılı işlemler

Bu doğrultuda, kripto para alımı, satımı, takası ve depolaması hizmetlerinin izlenmesi amacıyla, yaptırım işlemlerini izleyen, raporlayan firmalarla güvenli işbirliği yapar, gerektiğinde özel inceleme faaliyetleri gerçekleştirilir.

B- Şüpheli İşlem Bildirimleri

Şüpheli işlem, Şirket nezdinde veya aracılığıyla yapılan veya yapılmaya teşebbüs edilen işleme konu kripto varlığın; yasadışı yollardan elde edildiğine veya yasadışı amaçlarla kullanıldığına, bu kapsamda terörist eylemler için ya da terör örgütleri, teröristler veya terörü finanse edenler tarafından kullanıldığına veya bunlarla ilgili ya da bağlantılı olduğuna dair herhangi bir bilgi, şüphe veya şüpheyi gerektirecek bir hususun bulunması halidir. Şüpheli işlem tanımı, işleme konu mal varlığı değerlerinin yasadışı yollardan elde edilmesinin yanı sıra yasadışı amaçlarla kullanılmasını da kapsamakta olup, bu suretle terörizmin finansmanının (bağlantılı olması dahil) önlenmesi de amaçlanmaktadır. Şirket bu kapsamda MASAK düzenlemeleri kapsamında yükümlü olmasa bile şüpheli işlem bildiriminde bulunur ve MASAK’a şüpheli işlem bildiriminde bulunulduğuna veya bulunulacağına dair yükümlülük denetim iile görevlendirilen denetim elemanlarına ve yargılama sırasında mahkemelere verilen bilgiler dışında, işleme taraf olanlar dahil olmak üzere hiç kimseye bilgi vermez.

C- Bilgi ve Belge Verme, Muhafaza Etme

Şirket işlemlerine ilişkin belgeleri düzenleme tarihinden, defter ve kayıtları ise son kayıt tarihinden; kimlik tespitine ilişkin belge ve kayıtları son işlem tarihinden itibaren on yıl süre ile muhafaza eder ve istenmesi halinde yetkililere ibraz eder.

D- Eğitim Faaliyetleri

5549 sayılı Kanun ve bağlı mevzuata uyumlu olarak, Şirket personelinin bilgi ve bilinç seviyesini artırmak amacıyla eğitim faaliyetleri yürütülür. Bu eğitim faaliyetleri ulusal ve uluslararası mevzuatın temel ilkelerinin anlatıldığı iyi uygulama örnekleri ile desteklenir.

Şirkette işe başlayan her yeni personel suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesi ve terörizmin finansmanı ile mücadele eğitimlerini temel eğitim programı içinde alır, diğer personele ise her yıl konuyla ilgili bir güncelleme eğitimi verilir.

E- Uyum Görevlisi

Uyum görevlisi, işbu politikaya, iç politikalara ve prosedürlere, ilgili yasal düzenlemelere uymayı sağlamakla görevli bir Coinpara çalışanıdır: Uyum görevlisi;,

• Şirket’in yasal mevzuata uyumunu sağlamak amacıyla gerekli çalışmaları yapmak ve ilgili kamu kuruluşlarınca gerekli koordinasyonu sağlamak
• Şirket politikası ve prosedürlerini oluşturmak ve şirket politikalarını yönetim kurulunun onayına sunmak,
• Risk yönetimi politikasını oluşturmak, risk yönetimi faaliyetlerini yürütmek,
• İzleme ve kontrol politikalarını oluşturmak ve buna ilişkin faaliyetleri yürütmek,
• Suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesine yönelik eğitim programına ilişkin çalışmalarını yönetim kurulunun onayına sunmak ve onaylanan eğitim programının etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamak,
• Kendisine iletilen veya resen öğrendiği şüpheli olabilecek işlemler hakkında yetki ve imkânları ölçüsünde araştırma yaparak edindiği bilgi ve bulguları değerlendirmek ve şüpheli olduğuna karar verdiği işlemleri MASAK’a bildirmek konularında görevlendirilmiştir.